浅谈人事档案管理在人力资源管理中的重要性

浅谈人事档案管理在人力资源管理中的重要性

王冬莹

广州市恒盛建设工程有限公司广东省广州市510030

摘要：人力资源管理在事业单位和企业单位中得到了广泛的应用，能够实现企业员工的合理配置，提高企业的运行效率。人事档案管理属于人力资源管理的分支，能够保障员工信息的真实性，科学的人事档案管理能够发挥出企业的优越性。本文对人事档案管理在人力资源管理中的渗透进行了分析，简述人事档案管理的重要性。

关键词：人事档案管理；人力资源管理；企业发展；重要性

引言：

人事档案管理工作是人力资源管理的重要组成部分，能够将企业内部的员工进行科学的分类，并对员工在职的经历和表现进行记录和分析。科学的人事档案管理在企业中发挥着重要的作用，能够有效的提高企业的核心竞争力，提高企业的人才应用效率，并最大限度的推动企业的效益发展。笔者对此进行了总结和分析，具体如下。

1.人事档案管理在人力资源管理中的重要性

1.1推动人力资源开发

人力资源管理工作的主要内容就是人力资源和开发和调整，人事档案管理工作的主要目的就是对提高人力资源开发的效率和质量。在具体的企业单位和事业单位的运行过程中，企业员工人员的流动十分的繁琐和复杂，想要对企业的人力资源进行科学、合理的开发，主要的工作依托就是人事档案管理工作。通常情况下，人事档案管理的主要工作内容包括单位员工的工作经历、工作表现、曾经获得过的荣誉、个人的基本信息等等，企业内部的领导主要是依据档案上的内容，对员工个人进行综合性的评价，并根据档案上的内容分配员工的职务。所以，人事档案管理工作在一定程度上会推动人力资源开发的科学性和合理性，现已经成为企业内部评价和审核员工的重要依据之一[1]。人事档案管理在人力资源管理中发挥着重要的作用，是保障人力资源开发正确的主要凭证。

1.2提高企业考核科学性

企业单位和事业单位在年终阶段会对企业内部的员工的表现进行科学的考核。绩效考核工作是提高企业员工综合素质的重要影响因素，也是提高企业员工竞争意识的重要内容。科学公正的企业考核制度能够提高员工工作的积极性，并提高员工的工作效率。通常情况下，绩效考核的主要工作是按照平时员工工作的任务量和任务完成程度而确定的，企业单位和事业单位会将员工日常的工作表现和工作成果在档案中记录下来，成为员工年终考核的重要依据，在此基础上，对员工的薪资和福利进行分配。企业在对员工进行考核时，也在决定着员工是否更加的适合现任的工作，并对员工的岗位进行合适的调整。绩效考核的工作主要依托于人事档案管理工作而进行的，准确的人事档案管理能够保障企业考核的科学性和公正性，进而提高企业员工的竞争意识，实现企业人力资源管理的最优效果。所以，人事档案管理工作能偶提高人力资源管理工作的重要性，并促进企业的健康有序发展。

1.3提高人才利用效率

如今企业之间的竞争主要是资源、技术以及人才的竞争，其中人才的竞争更是促进企业发展的重中之重。在这种情况下，人力资源管理部门需要对企业单位或者事业单位的员工进行定期的培训，定期的派遣员工外出实践，提高企业人才的质量和数量，并使人才的培养能够适应企业的发展方向。通常情况下，培训的主要内容就是提高的专业素质和职业技能，能够保障企业内部的员工发挥出最大的功能效用。在培训人员的选择上，需要人力资源管理部门对公司内部的员工进行科学的评价，并根据人事档案管理部门提供的档案进行科学的培训，针对不同的人才定制不同的培训内容。对于刚刚上岗的员工，企业可以对其进行企业流程和企业事业心与责任心的培训，对于长期在岗的高龄员工进行健康保健等内容的培训，培训的标准依据人事档案上的内容进行定制，进而选择最有效的方法提高企业的专业技能和职业技能。总而言之，在人力资源管理工作中渗入人事档案管理的工作，能够帮助企业提高人才的利用效率，并成为选择培训员工的重要依据。

1.4合理优化资源配置

企业单位和事业单位的资源分为人力资源和物力资源两种，人力资源和物力资源配置的主要隐居就是人事档案管理工作。工作人员在工作期间会因为各种家庭因素和外界因素等影响自己的工作，在这种情况下，需要企业的人力资源管理部门和人事档案管理部门之间的协调合作，选择最适合的人员补上缺失岗位。与此同时，企业也可以依据档案中的内容，对人员的岗位进行适当的调整，从而实现企业内部资源的合理配置。

1.5维护档案的完整和准确性

人事档案管理工作在开展的过程中，管理部门会对档案材料的完整性和准确性进行定期的审查和评估，进而保障企业的健康有序发展。人事档案管理工作在进行的过程中，管理人员需要定期的对档案的人员信息和档案内容进行清查和核对，并根据企业的内部情况定期的对档案中的内容进行更新，甚至在企业内部建立人事档案动态管理库，对人事的信息进行定期的更新[2]。人事档案管理在人力资源管理中的渗入具有重要的意义，能够及时的更新员工的档案信息，并保障档案信息的完整性和准确性，在此基础上，对人力资源进行科学的配置。如图1所示。

2.人事档案管理的工作建议

人事档案管理工作符合时代的发展需求，建立现代化的人事档案管理体系，利用信息化的技术简化人事档案管理的流程，能够最大限度的提高人力资源管理的质量和效率。与此同时，企业要尽可能的保障人事档案的真实性和准确性，定期的对档案中的内容进行核查，并及时的对档案中的信息进行更新，为人力资源的管理工作提供便利。笔者在长期的实践中分析总结，人事档案管理人员的综合素质是保障人事档案管理工作科学性的重要因素，管理人员要掌握现代化的信息技术，提高档案管理的效率和质量。企业要对档案管理人员的职业素质和道德素质进行审查，防止出现档案管理人员混乱管理档案的现象，进而防止工作人员在管理工作之中偷懒，影响人力资源管理的科学性和准确性，影响企业的健康发展。

结论：

人事档案管理能够有效的提高人力资源管理的效率和质量，是企业发展和提高内部员工的重要依托，对于提高企业的人才利用效率具有重要的意义。所以，在具体的人事档案管理工作中，有关部门要加强对此工作的重视程度，树立正确的人事档案管理工作观念，掌握科学的工作方法，从而提高企业的市场竞争力。

参考文献

[1]周瑞廷.人事档案管理在企事业单位中的重要意义经验谈[J].办公室业务，2017（11）：143.

[2]宁慧敏.大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探讨[J].人才资源开发，2016（02）：180-181.